In diesem Jahr ist meine Seminarreihe zum Thema: „Führung auf Distanz“ gestartet. Aufgrund wachsender Nachfrage habe ich beschlossen, dem Thema Führung auf Distanz eine eigene Rubrik in meinem Blog zu widmen. Dies ist der zweite Teil.

Teil 1 liefert eine Übersicht über die Besonderheiten, Vorteile und Herausforderungen virtueller Teams.

Dieser Beitrag beschreibt die Aufgaben, denen die Führungskraft eines virtuellen Teams besondere Aufmerksamkeit widmen sollte.

Weitere Blogbeiträge werden vertiefend auf die einzelnen Aufgaben eingehen, sodass Sie erste Ideen zur konkreten Umsetzung erhalten.

Virtuelle Teams sind anders als konventionelle Teams. Sie arbeiten isoliert voneinander, zu unterschiedlichen Zeiten an unterschiedlichen Orten. Sie sind wenig vernetzt und können sich nicht täglich sehen. Manche Teammitglieder haben sich nie persönlich kennengelernt. Trotzdem sollen Sie als Team zusammenarbeiten. Das jedoch setzt voraus, dass sie überhaupt ein Team sind.

Ein Team ist etwas anderes, als eine Handvoll Menschen, die über Regionen verstreut hin und wieder zusammenarbeiten und maximal als Arbeitsgruppe bezeichnet werden können.

Erste Voraussetzung für die erfolgreiche Führung auf Distanz ist es also, das Team dabei zu unterstützen, eine Teamidentität zu entwickeln.

Ist das nicht Aufgabe jeder Führungskraft? Nun das sollte es sein! Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Führungskräfte häufig wenig bewusst dafür tun, ihr Team bei der Entwicklung einer Identität zu unterstützen. Das ist bei konventionellen Teams oft kein Problem, da es durch die räumliche Nähe der Kollegen auch von ganz allein geschieht. Kollegen treffen sich in der Küche, verabreden sich gemeinsam zu Mittagessen, planen gemeinsame Freizeitaktivitäten und entwickeln Schritt für Schritt eine Teamidentität.

Nicht so bei virtuellen Teams. Ihre Teammitglieder treffen sich nicht zufällig, können sich nicht mal eben schnell aus der Patsche helfen oder beim gemeinsamen Mittagessen den aktuellen Stand der Aufgaben besprechen. Sie sind isoliert voneinander, was die Entwicklung gegenseitigen Vertrauens deutlich erschwert.

Aufgaben der Führungskraft ist es, hierfür bewusst Gelegenheiten zu schaffen und diese zielgerichtet zu nutzten, um die Entwicklung der Teamidentität nicht dem Zufall zu überlassen.

Warum Sie als Führungskraft Zeit darin investieren sollten das Vertrauen innerhalb Ihres Teams zu stärken?

Prof. Dr. Antoinette Weibel, die an der  Universität St. Gallen zum Thema Vertrauen forscht, hat darauf eine einfache Antwort: „Vertrauen performt“!

Ihren Forschungsergebnissen zufolge:

• wirkt Vertrauen positiv auf die Mitarbeiterleistung,
• ermöglicht persönliches Wachstum,
• minimiert Komplexität,
• schafft freiwilliges Arbeitsengagement,
• schafft Ressourcenzufluss
• und ermöglicht einen besseren Umgang mit Veränderungen und Krisen.

Wer kennt das nicht, die besten Lösungen und Ideen entstehen häufig unerwartet. Da spricht man mit einem Freund oder Kollegen über ein Problem, der kennt jemanden, der jemanden kennt und auf einmal wird alles ganz leicht. Gute Vernetzung ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren unserer Zeit.

Damit ist eine Vernetzung gemeint, die über die gemeinsame Aufgabe z.B. als Kollegen hinausgeht. Menschen arbeiten viel besser und lieber miteinander, wenn es eine gute Verbindung zwischen ihnen gibt. Das setzt gegenseitige Sympathie und Vertrauen voraus. Beides entsteht in virtuellen Teams schwerlich von allein. Aufgabe der Führungskraft ist es, beim Aufbau tragfähiger Beziehungen sowohl innerhalb des Teams, als auch zum Rest des Unternehmens zu unterstützen. Dabei ist es wichtig, eine Kommunikation unter den Teammitgliedern anzuregen, die über die Sachaufgabe hinausgehen darf.

Dazu und auch für die effiziente gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben bedarf es eines sinnvoll organisierten Konzeptes zur Mediennutzung.

Zu der zielführenden Zusammenarbeit über weite Entfernungen hinweg stehen uns heute viele Medien zur Verfügung, die uns das Leben erleichtern sollen. So gibt z. B. es Applikationen, die die gemeinsame Nutzung von Kalendern oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten möglich machen. Zahlreiche Anbieter stellen Plattformen für die Durchführung von Video- oder Telefonkonferenzen und Webinaren zur Verfügung. Andere Applikationen ermöglichen die Verfolgung von Projektfortschritten oder stellen verschiedene Chat-Foren zum gegenseitigen Austausch bereit.

Trotzdem ist das Gefühl von Ineffizienz in virtuellen Teams oft hoch. Anfragen werden nicht oder mit langen Wartezeiten beantwortet. Termine werden nicht eingehalten, die Beteiligung an Telefonkonferenzen ist gering. Schnell kommt es so zu Missverständnissen und in der Folge zu Konflikten im Team.

Welche Art der Mediennutzung sinnvoll ist, hängt stark vom Team, dessen Mitgliedern und der Aufgabe ab. Durch das gemeinsame Aufsetzen eines Mediennutzungsplanes, sowie der Erarbeitung gemeinsamer Regeln für die Nutzung, kann die Effizienz eines virtuellen Teams deutlich erhöht werden.

Das klingt nach viel Arbeit? Mag sein! Es kostet Sie jedoch wenig im Vergleich zu der Zeit, dem Geld und den Nerven, die Sie ein schlecht geformtes Team kosten würde.

Für professionelle Unterstützung beim Teambuilding für Ihr Team, kontaktieren Sie mich und buchen das Seminar Führung auf Distanz oder ein Coaching bei mir.