In diesem Artikel erhalten Sie 8 Tipps für das Führen aus dem Homeoffice in einer Ausnahmesituation.
Plötzlich war sie da, die Corona-Krise. Zusammen mit dem Virus kam die Ausnahmesituation. Betroffen sind fast alle und von heute auf morgen sitzt die halbe Nation zu Hause. Lange schon ist das Thema Homeoffice in aller Munde und wurde zuweilen kontrovers diskutiert.
Nun ist es soweit, deutsche Führungskräfte und selbst unsere Kanzlerin führen -mal so eben- aus dem Homeoffice und das in einer Krisensituation. Als Führungskräftetrainerin und Coach habe ich dieses Thema schon seit einigen Jahren in meinem Portfolio und die immens gestiegenen Besucherzahlen auf den Seiten meines Blogs und meines Seminares Führung auf Distanz, lassen mich vermuten, dass es einen großen Informationsbedarf gibt.
Nun sind meine bisherigen Artikel für den Fall geschrieben, dass ein Unternehmen per se mit virtuellen Teams arbeitet, oder sich dazu entscheidet, langsam, geordnet und überlegt, mobiles Arbeiten oder Arbeiten und Führen aus dem Homeoffice einzuführen.
Das ist jetzt anders und daher sind auch die Inhalte und Informationen, die den betroffenen Führungskräften und Unternehmen weiterhelfen, andere. Zudem kommt zu der Herausforderung der Führung auf Distanz auch die des Krisenmanagements hinzu.
Erhalten Sie in diesem Artikel 7 Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen, die Situation erfolgreich zu meistern.
Zunächst zum Thema Führen aus dem Homeoffice allgemein:
1. Bauen Sie digitale Kompetenzen auf
Gehören Sie zu den Führungskräften, die in Bezug auf die Nutzung digitaler Medien ohne ihre Assistenten vollkommen verloren sind? Die zwar schon häufig an Online-Meetings teilgenommen haben aber in der Selbstanwendung der Technik völlig ungeübt sind?
Keine Angst, Sie sind nicht allein! Nutzen Sie nun die Zeit, um digitale Kompetenzen aufzubauen. Wie? Die Nutzung digitaler Medien ist kein Hexenwerk. Was so viele andere vor Ihnen gelernt haben, werden auch Sie hinbekommen! Wer sich keine digitale Assistenz leisten kann oder will, wird bei Google fündig.
Entscheiden Sie sich zunächst für ein konkretes Tool, welches Ihnen die Zusammenarbeit erleichtern soll. Sie finden einige in diesem Beitrag erwähnt. Bei der Entscheidung kann es auch helfen, bei anderen Kollegen, Teams oder Unternehmen nachzufragen, was dort benutzt wird. Oft gibt es in Unternehmen jede Menge Tools, die jedoch nur wenige nutzen oder kennen.
Haben Sie sich zum Beispiel für die Nutzung von Skype für Online Konferenzen entschieden, besuchen Sie die Seite des Herstellers. Häufig werden hier kleine Erklärvideos oder sogar kostenlose Schulungen angeboten. Auch auf YouTube gibt es viele dieser sogenannten Tutorials.
Wenn das nicht der richtige Weg für Sie ist, bitten Sie KollegInnen um Hilfe, die schon mehr Erfahrung in der Anwendung haben. Learning by Doing ist die Devise. Scheuen Sie sich nicht davor, Fehler zu machen.
2. Veranstalten Sie ein Online-Kick-Off Meeting zur gemeinsamen Besprechung der neuen Situation
Sie hoffen, dass der Spuk bald vorbei ist? Die Fakten sprechen eine andere Sprache! Richten Sie sich also darauf ein, dass Sie und Ihr Team noch eine ganze Weile auf diese Weise zusammenarbeiten müssen. Veranstalten Sie daher ein Online-Kick-Off Meeting, um grundlegend zu besprechen, wie Sie in der kommenden Zeit zusammenarbeiten wollen. Besprechen Sie gemeinsam die folgenden Punkte:
- Was hat jetzt Priorität?
- Welche gegenseitigen Erwartungen haben wir aneinander?
- Welche Ziele setzen wir uns und welche Maßnahmen braucht es jetzt?
- Wer übernimmt welche Rolle / Aufgaben?
- Regeln der Zusammenarbeit definieren:
- Wie und wann finden Treffen, Telefonkonferenzen, Meetings statt?
- Wie werden Entscheidungen getroffen?
- Welche Medien wollen wir nutzen und wofür?
- Wie stellen wir den Datenschutz sicher?
3. Beginnen Sie Ihren Tag mit einem kurzen Online-Meeting
Ihre Aufgabe ist es nun, zuallererst die Verbindung zu Ihren MitarbeiterInnen aufrecht zu halten und regelmäßig und ausführlich zu informieren und zu kommunizieren. Viele meiner Kunden nutzen hierfür ein sogenanntes “Daily”, oder auch “fixes Viertel”, also ein kurzes tägliches Teammeeting, um sich über Neuigkeiten, Fortschritte, anstehende Tätigkeiten oder Probleme auszutauschen. Für die Umsetzung nutzen Sie am besten ein in Ihrem Unternehmen vorhandenes Programm zur Durchführung von Online-Meetings, wie z. B. Skype, Zoom, Microsoft Teams. Wenn Sie über ein solches nicht verfügen, prüfen Sie, ob die Einführung kurzfristig möglich ist. Das Unternehmen Salesforce stellt beispielsweise das Tool Quip für die Zeit der Corona-Krise kostenlos zur Verfügung.
Sollte das nicht möglich sein, veranstalten Sie eine Telefonkonferenz. Viele meiner Kunden haben vor der Nutzung neuer Technik erstmal Angst, weil sie befürchten, diese nicht richtig bedienen zu können. Denen möchte ich sagen: Nur Mut, Sie schaffen das schon! Und wenn Sie können, lassen Sie sich einfach begleiten, das beschleunigt den Prozess und schont die Nerven.
4. Organisieren Sie die Zusammenarbeit
Häufig wird die Zusammenarbeit in virtuellen Teams dort schwierig, wo mehrere Menschen gemeinsam an Projekten, Aufgaben oder allgemein Dokumenten arbeiten müssen. Immer wieder erlebe ich, dass gerade zu Beginn der virtuellen Zusammenarbeit viel Zeit durch ständige Telefonate oder durch Dokumenten Ping-Pong per Mail, verloren geht. Auch Doppelarbeit ist an der Tagesordnung, weil keiner weiß, was der andere tut. Auch hierfür gibt es wunderbare Software, mit Hilfe derer Sie die Zusammenarbeit in einer geordneten virtuellen Arbeitsumgebung organisieren können.
Hierfür sind z. B. die Anwendungen Quip von Salesforce und Microsoft Teams geeignet. Beide bieten neben einem Chat und Videotelefonie für schnelle persönliche Absprachen, einen Feed, also eine Übersicht aller vergangenen Aktivitäten, sowie die Möglichkeit gleichzeitig in einer Anwendung also z. B. einem Word oder Excel Dokument zu arbeiten. Das tolle daran: sie sind für jedes Teammitglied weltweit verfügbar.
5. Vermeiden Sie ständige Anrufe und Telefonkonferenzen
Auch das ist sozusagen ein “Anfängerfehler”. Häufig neigen Führungskräfte und Teammitglieder dazu, bei “jeder Kleinigkeit” den Hörer in die Hand zu nehmen oder eine E-Mail an den großen Verteiler zu schreiben. Die Folge: Verstopfte Postfächer und Teammitglieder, denen die Ohren abfallen und deren Leistung fällt, weil sie nur noch in virtuellen Konferenzen festhängen. Sammeln Sie lieber wichtige Informationen und Diskussionspunkte und kommunizieren Sie diese dann gebündelt. Überlegen Sie bei jeder Information, welches ein geeigneter Informationskanal ist. Nicht immer muss es eine Webkonferenz sein.
Nun zu den wirklich schweren Aufgaben – zum Krisenmanagement:
Womöglich gehört Ihr Unternehmen auch zu jenen, die nun ernsthaft um ihre Existenz bangen und Sie wissen bereits, dass Sie im besten Fall “nur einige MitarbeiterInnen” entlassen müssen. In den letzten Tagen habe ich mit vielen Menschen gesprochen, die sich in einer solchen Lage befinden. Mein Fazit: Das schlimmste ist die Ungewissheit, das Gefühl in der Luft zu hängen, hingehalten zu werden und nicht zu wissen, was gerade geplant und unternommen wird – “von denen da oben”.
6. Kommunizieren Sie offen und ehrlich
Halten Sie Ihre MitarbeiterInnen auf dem Laufenden. Auch dann, wenn es unangenehme Wahrheiten sind, die Sie nun kommunizieren müssen. Auch dann, wenn alles was Sie sagen können ist, dass Sie selbst nicht weiterwissen. Zeigen Sie sich dabei als Mensch, mit all Ihrer Betroffenheit. Legen Sie Ihre Überlegungen und Pläne offen und kommunizieren Sie auch die Gründe für Ihre Entscheidungen. Ihre MitarbeiterInnen werden es Ihnen danken!
7. Zeigen Sie Wertschätzung und Verständnis für die besondere Situation Ihrer MitarbeiterInnen
Für viele Menschen ist die aktuelle Situation aus den unterschiedlichsten Gründen überdurchschnittlich belastend. Allen voran die vielen Eltern, die seit Wochen neben ihrem Vollzeitjob, auch noch LeherInnen oder ErzieherInnen ersetzen müssen und das teilweise ohne Hoffnung auf baldige Besserung. Zeigen Sie Empathie und Verständnis, indem Sie z. B. so viel wie möglich Flexibilität erlauben. Ein besonders schönes Beispiel in Punkto Wertschätzung durfte ich soeben auf LinkedIn lesen, wo sich eine Kollegin für ein Care-Paket mit Schokolade, Beauty Produkten und einigen persönlichen Zeilen Ihrer Chefin bedankte.
8. Beteiligen Sie Ihre MitarbeiterInnen
Sie müssen diese Last nicht allein tragen! Beziehen Sie Ihre MitarbeiterInnen bei der Suche nach Lösungen und Wegen aus der Krise mit ein. Sie alle sitzen im selben Boot und würden das gern auch in Zukunft noch tun. Selten habe ich so viel gelebten Pragmatismus, Zusammenhalt und Kreativität in deutschen Unternehmen gesehen wie dieser Tage. Da überlegen Autobauer mit der Produktion von Atemschutzmasken zu beginnen, Mc Donald´s leiht seine MitarbeiterInnen an Aldi aus, über Nacht entstehen Internetplattformen für den Verkauf von Gutscheinen zur Rettung von Restaurants und die Bundesregierung veranstaltet den Hackathon #WirVsVirus in dem 42 000 Freizeithacker dem Virus durch clevere IT-Lösungen die Stirn bieten.
Viele Köpfe haben viele Ideen und wer weiß, vielleicht kommt am Ende die rettende Idee aus ganz unverhoffter Richtung. Von einer Mitarbeiterin, der Sie das nie zugetraut hätten!
Fazit:
Gehen Sie mutig neue Wege! Neben allen Schwierigkeiten ist schon jetzt zu erkennen, dass die Digitalisierung durch die aktuelle Situation schneller als zuvor voranschreiten wird. Die Solidarität und der Erfindungsreichtum der Menschen waren nie größer als in diesen Tagen. Sie schaffen das!
Ich hoffe, dass Ihnen diese kurzen Anregungen weiterhelfen konnten. Wenn Sie sich Begleitung in dieser schwierigen Zeit wünschen kontaktieren Sie mich.
Für eine kurze und komprimierte Einführung in das Thema Führung auf Distanz, gepaart mit Experteninterviews und vielen hilfreichen Tipps und Tricks aus der Praxis empfehle ich Ihnen das eTraining, welches ich gemeinsam mit meinen KollegInnen vom HRperformance Institut entwickelt habe. Hier geht es zum eTraining.
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