Team Workshops planen und effektiv vorbereiten

In meiner Tätigkeit als Führungskräfte- und Teamtrainerin gehört die Planung und Durchführung von Workshops zu meinem täglichen Brot. Häufig fragen mich meine Kunden, was sie bei der Vorbereitung eines Workshops beachten sollen.

Nicht selten werde ich konsultiert, wenn in Eigenregie durchgeführte Workshops nicht das gewünschte Ergebnis gebracht haben also z. B.:

in ergebnislosen Diskussionen geendet sind,
keine Maßnahmen verabschiedet / umgesetzt wurden,
die immer gleichen Personen viel geredet und wenig gesagt haben,
die Teilnehmenden das Gefühl hatten, dass das Ergebnis ohnehin schon klar und die Maßnahmen ihnen mehr oder weniger aufgezwängt wurden.

Wofür ist dieser Blog geeignet?

Dieser Blogartikel soll Ihnen als Führungskraft oder Personaler dabei helfen, effektive Workshops zu planen, um gemeinsam mit einem Team Ideen für:

die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team,
neue Produkte,
die Ausrichtung des Unternehmens,
Vertriebsstrategien,
den Umgang mit herausfordernden Situationen,
und anderen Themen zu entwickeln.

Am Beispiel eines MBTI-Teamworkshops erfahren Sie, was Sie bei Ihrer Workshop Planung beachten sollten.

1. Definieren Sie das Ziel

Fragen Sie sich: Was möchte ich mit diesem Workshop erreichen? Was soll nach dem Workshop anders sein? Woran würden Sie erkennen, dass es ein erfolgreicher Workshop gewesen ist? Was sollen die TeilnehmerInnen hinterher wissen, können oder gemeinsam erarbeitet haben?

Achten Sie dabei darauf, dass Ziel möglichst konkret und positiv zu formulieren. Positive Formulierungen für einen MBTI -Teamworkshop können beispielsweise sein:

Persönlichkeitsentwicklung: Kennenlernen des eigenen MBTI -Typen zur Verbesserung der Selbstwahrnehmung und Stärkung des Selbstbewusstseins.
Teamentwicklung: Interaktion und Kommunikation mit anderen „Typen“ verbessern, um die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt zu stärken und Unterschiede gewinnbringend zu nutzen.

2. Suchen Sie sich einen (externen Moderator) / Facilitator

Innerhalb eines Workshops ist es essentiell, eine Person zu bestimmen, die die Verantwortung dafür trägt, dass der Kurs beibehalten wird, fruchtbare Diskussionen angeregt werden und jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, zu Wort zu kommen. Idealerweise ist dies eine externe Person, die sich mit solchen Techniken gut auskennt und eine neutrale Position in Bezug auf das Thema vertritt.

Im Fall eines MBTI-Workshops ist dies selbstredend eine zertifizierte Trainerin.

3. Planen Sie die Agenda

Fragen Sie sich bei jedem Punkt, ob dieser dazu geeignet ist, das zuvor definierte Ziel zu erreichen. Ist die Antwort: „Nein“, überdenken Sie den Punkt oder definieren ggf. das Ziel neu.

Achten Sie dabei darauf, genügend Zeit für Interaktion und Diskussion einzuplanen. Das Wort Workshop impliziert, dass zusammen etwas erarbeitet werden soll. Anders als bei einer frontalen Power Point Schlacht, brauchen die einzelnen Themen entsprechend mehr Zeit.

Als gute Faustregel hat sich in meinen Workshops bewährt, für jede Sequenz ca. eine Stunde Zeit einzuplanen.

Nutzen Sie die letzte Stunde, um konkrete Maßnahmen abzuleiten bzw. zu konkretisieren. Achten Sie darauf, dass die folgenden Punkte klar definiert sind:

Was soll konkret verändert werden?
Bis wann soll die Veränderung geschehen sein?
Was sind die notwendigen (ersten) Schritte?
Wer ist verantwortlich.

In meinem letzten MBTI Teamworkshop hat das Team unter anderem beschlossen, Mechanismen für reguläres, konstruktives Feedback einzuführen. Als konkrete Maßnahmen wurden z. B. die Einführung von „Thank You Cards“ zum Ausdruck der gegenseitigen Wertschätzung in der virtuellen Zusammenarbeit und Speed Feedback Runden an jedem Company Day, beschlossen.

4. Wählen Sie die Teilnehmer aus

Dabei ist gilt es darauf zu achten, dass die Gruppe groß genug ist, um eine lebendige, fruchtbare Atmosphäre zu schaffen und zugleich klein genug, um die Beteiligungsmöglichkeit aller Anwesenden sicherzustellen.

Grundsätzlich gilt: Je größer die Gruppe, desto schwerer wird es, in die Tiefe zu gehen und eine hohe Beteiligungsmöglichkeit für den einzelnen sicherzustellen.

Für die Durchführung von MBTI-Teamtrainings liegt die optimale Gruppengröße zwischen 8 und 12 Personen.

Laden Sie die TeilnehmerInnen ein und teilen Sie in der Einladung die zuvor definierten Ziele und ggf. die Agenda mit. So können sich die TeilnehmerInnen optimal vorbereiten.

5. Raus aus dem Alltagstrott

Wählen Sie ein Umfeld aus, das es den TeilnehmerInnen erlaubt, sich ganz auf den Workshop zu konzentrieren. Das ist idealerweise ein Ort abseits des normalen Arbeitsplatzes. Suchen Sie nach Arbeitsräumen, die sich möglichst stark von dem üblichen Arbeitsumfeld unterscheiden, trotzdem aber funktional sind, also:

Über die nötige Technik und Ausstattung wie z. B. Beamer, Fipchart und Pinnwand verfügen,
Für alle Teilnehmer möglichst gut erreichbar sind,
Gute (!) Bewirtungs- und ggf. Übernachtungsmöglichkeiten bieten.

Das können kreative Orte, wie hippe Coworking Spaces in Berlin oder auch entspannte Orte wie naturnahe Hotels oder Tagungsstätten sein.

Je stärker sich das gewählte Umfeld vom normalen Arbeitsort unterscheidet, desto leichter fällt es den TeilnehmerInnen sich auf das Thema zu konzentrieren und mit vollem Einsatz dabei zu sein. Die Auswahl eines attraktiven Veranstaltungsortes hat nicht zuletzt eine wichtige Botschaft der Wertschätzung an die TeilnehmerInnen.

Fazit: Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit mit nutzlosen Workshops

Nehmen Sie sich für die Planung eines Workshops genügend Zeit. Ein gut geplanter und durchgeführter Workshop sichert optimale Ergebnisse und liefert ein wichtiges Signal der Wertschätzung an Ihre Kolleginnen und Kollegen. Sollten Sie sich hierbei externe Unterstützung wünschen, kontaktieren Sie mich hier.