Praxisbeispiel für die Entwicklung eines erfolgreichen Onboarding Prozesses
Auf dem Weg von der Arbeitsgruppe zum Spitzenteam durchlaufen Teams die vier Phasen Forming, Storming, Norming und Performing. In meinem Seminar Erfolgreiche Teamführung lernen die Führungskräfte diese Phasen kennen und entwickeln Strategien zur Unterstützung ihrer Teams in der jeweiligen Phase.
In diesem Zusammenhang durfte ich in diesem Jahr einen meiner Kunden dabei unterstützen, den Onboarding Prozess für ein mittelständisches Unternehmen zu optimieren. Gemeinsam haben wir uns die Frage gestellt, wie es aussehen könnte, das optimale Verfahren, um neue MitarbeiterInnen schnell und erfolgreich in ein bestehendes Team zu integrieren.
Dieser Beitrag soll einen Überblick über die erarbeiteten Schritte des Prozesses geben.
In einem Workshop mit einem multidisziplinären Team stellen wir uns zunächst die Frage:
Welchen Nutzen bringt ein verbesserter Onboarding-Prozess?
Der Onboarding Prozess unterstützt das Team in der Phase des Forming, hilft also sowohl dem Neuankömmling, als auch dem bestehenden Team bei der ersten Kontaktaufnahme, er schafft Orientierung und ermöglicht ein vorsichtiges Herantasten.
Schnell befinden sich die Workshopteilnehmer in einer angeregten Diskussion über die Wichtigkeit des ersten Eindrucks, über Wertschätzung und Bindung an das Unternehmen und nicht zuletzt kommen auch investiertes Geld und Zeit zur Sprache.
Zusammengefasst kommen alle zu dem Schluss, dass ein verbesserter Onboarding-Prozess:
- neuen MitarbeiterInnen einen guten Start ermöglicht,
- die Basis für eine langjährige Zusammenarbeit ist,
- die Produktivität steigern wird,
- Zeit und Geld spart.
Um uns dem optimalen Onboarding Prozess anzunähern, diskutieren wir im nächsten Schritt über Erfahrungen, die wir selbst als neue MitarbeiterInnen gemacht haben.
Onboarding Erfahrungen
In diesem Zusammenhang tauschen wir uns zunächst über die erlebten Highlights aus. So erzählen einige von freundlichen Begrüßungsschreiben und strukturierter Vorbereitung schon vor dem ersten Tag. Andere berichten von Einführungs-Workshops, in denen die Werte und die Strategie des Unternehmens vorgestellt wurden.
Auch die persönliche Begrüßung durch den CEO ist in positiver Erinnerung geblieben. Besonders gut war es bei allen angekommen, wenn es einen „Buddy“ oder Paten gab. Eine erfahrene Person also, die dem / der neuen MitarbeiterIn in der ersten Zeit als Begleitung und Ansprechpartner für Fragen aller Art zur Seite stand.
Natürlich sprechen wir auch über schlechte Erfahrungen. Hier werden vor allem Unsicherheit, Orientierungslosigkeit und fehlende Klarheit über Aufgaben und Ziele genannt. Ein Teilnehmer berichtet darüber, ein halbes Jahr lang angestellt gewesen zu sein, ohne zu wissen was genau seine Aufgabe in diesem Unternehmen ist.
Wie sich herausstellt, haben alle eine lebhafte Erinnerung and die Anfangssituationen der Vergangenheit. Wenig überraschend: Die negativen Erlebnisse haben sich stärker in das Gedächtnis eingebrannt als die positiven.
Mission Onboarding
Ausgehend von diesen Erfahrungen stelle ich der Gruppe die Fragen: Wie sollen sich neue MitarbeiterInnen bei uns zukünftig fühlen? Mit welchem ersten Eindruck sollen sie unser Büro am ersten Tag verlassen?
Gemeinsam erarbeitet das Team die folgende Antwort:
We want to give newbies a warm welcome, empower them to do a good job and do our best to build trust and confidence with the company’s vision.
Dieser Satz soll Orientierung geben für alle weiteren Schritte im Onboarding Prozess. Im weiteren Verlauf erarbeitet das Team konkrete Phasen des zukünftigen Onboarding Prozesses und deren Ausgestaltung.
Phasen des Onboarding Prozesses
Hier die wichtigsten Elemente der ausgearbeiteten Phasen des neu gestalteten Onboarding Prozesses.
- Preboarding
In dieser Phase nach der Entscheidung für die neue Mitarbeiterin werden wichtige Vorbereitungen getroffen, um sicherzustellen, dass die Arbeit schnell und reibungslos aufgenommen werden kann. Dazu gehören Hard- und Software genauso wie notwendige Dokumente, die dem Neuankömmling schon vorab zur Verfügung gestellt werden. Zudem wird das Team informiert und ein geeigneter Buddy ausgewählt, der den neuen Kollegen begleiten soll. Der neue Kollege erhält eine Willkommens-Email.
- Erster Tag
Am ersten Tag soll die neue Mitarbeiterin nach einer kurzen Vorstellung von ihrem Buddy an den Schreibtisch begleitet werden, auf dem bereits ein Willkommenspaket auf sie wartet.
Nach der Bearbeitung notwendiger Dokumente geht es weiter zum gemeinsamen Mittagessen mit dem Team, welches an diesem Tag vom Unternehmen übernommen wird.
- Erste Woche
In den folgenden Tagen wird der neue Kollege von seinem Teamleiter Antworten erhalten auf die Fragen: Was ist die Vision dieses Unternehmens? Welcher Mission sehen wir uns verpflichtet? Welche Strategie verfolgen wir auf dem Weg dorthin?
Außerdem wird der Schulungsbedarf erhoben, um sicherzugehen, dass noch fehlende Qualifikationen vermittelt werden können.
- Erster Monat
Schritt für Schritt kann die neue Kollegin nun ihre Arbeit aufnehmen das Unternehmen und dessen verschiedene Abteilungen und Kunden kennen und verstehen lernen. In dieser Zeit finden regelmäßige Feedbackgespräche statt, um sicherzugehen, dass alle Schritte reibungslos ineinandergreifen und sich die Dinge zur Zufriedenheit aller entwickeln.
Fazit:
Am Ende blicke ich in zufriedene Gesichter. Der Geschäftsführer des Unternehmens stellt erleichtert fest, dass alle erarbeiteten Schritte im Rahmen des Möglichen liegen und das Team Onboarding freut sich auf die neuen Aufgaben. Für mich steht einmal mehr fest: In Zeiten des Fachkräftemangels ist ein guter Onboarding Prozess unverzichtbar.
Wenn Sie ebenfalls einen solchen Workshop gemeinsam mit Ihrem Team durchführen wollen, kontaktieren Sie mich. Gern unterstütze ich Sie dabei!
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