Remote Leadership Meeting

Remote Leadership – Meetings neu denken

In diesem Beitrag aus der Reihe Remote Leadership erhalten Sie fünf hilfreiche Tipps für gelungene Teammeetings standortübergreifender Teams.

Meetings neu denken

Warum es wichtig ist, gerade beim Remote Leadership, also der Führung virtueller / standortübergreifenden Teams, das Thema „Meeting“ neu zu denken, soll die folgende Geschichte illustrieren.

Stefan ist Regionalleiter und Teil eines standortübergreifenden Teams. Einmal im halben Jahr reist er mehrere Stunden zu einem Regionalleitertreffen an. Als er mir davon erzählt, wirkt er sichtbar genervt.

Der Ablauf ist eigentlich immer gleich. Nach ein paar allgemeinen Informationen werden die aktuellen Zahlen an die Wand geworfen und die Regionen miteinander verglichen. Es folgen unangenehme Fragen, wieso diese oder jene Zahl nicht besser sei. Anschließend erfahren wir, welche Neuerungen es gibt. Die Informationen werden in Form von PowerPoint Präsentationen dargeboten, der Chef spricht und alle anderen sind zur Passivität verdammt. Dann sitzt mir schon wieder die Zeit im Nacken und ich trete die mehrstündige Rückreise an.

Im Nachgang frage ich mich, wozu ich eigentlich den weiten Weg auf mich genommen habe. Alle Informationen hätten auch in einer Webkonferenz ausgetauscht werden können. Das hätte viel Zeit und Geld gespart.

Natürlich freue ich mich darüber, meine Kollegen persönlich zu treffen. Der Ablauf der Meetings macht jedoch einen zielführenden kollegialen Austausch so gut wie unmöglich.

So wie Stefan geht es vielen. In meinen Remote Leadership Trainings frage ich meine TeilnehmerInnen danach, wer regelmäßig in Meetings sitzt, aus denen er keinerlei Mehrwert zieht. Die Reaktionen reichen von schmunzelnden Gesichtern bis zu nachdenklichem Kopfnicken.

Das gilt natürlich nicht nur für virtuelle, sondern auch für alle anderen Teams. Bei Ersteren ist es jedoch besonders verheerend, da die gemeinsame Zeit besonders rar und daher kostbar ist.

Machen Sie also Schluss mit langweiligen Meetings! Denken Sie Ihre Meetings neu!

Die folgenden Tipps sollen Ihnen helfen, es besser zu machen.

Fünf Tipps, die Sie als Remote Leader beachten sollten

1. Definieren Sie den Zweck des Meetings

Beginnen Sie mit der Beantwortung der Fragen:

  • Warum sind wir hier?
  • Was soll in diesem Meeting gemeinsam erreicht werden?

Nehmen Sie sich nun die Antworten vor und fragen Sie sich, ob für diesen Zweck ein Präsenztreffen unbedingt notwendig ist. Leiten Sie im nächsten Schritt konkrete Ziele für das Meeting ab.

Allgemein gilt: Ziele für Präsenzmeetings sollten das „Wir“ in den Mittelpunkt stellen. Gemeinsame Aktivitäten dürfen im Vordergrund stehen. Das kann natürlich auch die gemeinsame Suche nach Lösungsansätzen für bestehende Herausforderungen beinhalten. In jedem Fall sollten insbesondere in virtuellen Teams Teambuildingmaßnahmen in jedem Präsenzmeeting einen angemessenen Platz finden. Warum das so wichtig ist, beschreibe ich in meinem Beitrag Erfolgsfaktoren für die Führung virtueller Teams.

2. Denken Sie an die wesentlichen Aufgaben von Präsenztreffen beim Remote Leadership

Beachten Sie die folgenden Aufgaben, die sich besonders für Präsenztreffen verteilter Teams anbieten. Denken Sie daran:

  • Das Kennenlernen der (neuen) Teammitglieder zu organisieren,
  • zielgerichtet Zeit, für den Aufbau von Vertrauen zu investieren,
  • gegenseitige Erwartungen aneinander zu kommunizieren,
  • Teamziele gemeinsam festzulegen und Maßnahmen zu definieren,
  • Rollen und Aufgaben zu klären,
  • Regeln der Zusammenarbeit zu definieren,
  • Erfolge zu feiern.

3. Bereiten Sie sich und das Team gut vor

Binden Sie die Teammitglieder bereits in der Vorbereitung ein. Kommunizieren Sie den zuvor definierten Zweck und die Ziele des Meetings. Fragen Sie Themenwünsche ab und vergeben Sie konkrete Aufgaben wie z. B. das Vorbereiten eines Vortrages zu einem bestimmten Thema an einzelne TeilnehmerInnen.

Nachdem Sie die Ziele definiert haben, ist es nun an der Zeit den Ablauf und die Inhalte im Detail zu bestimmen. Fragen Sie sich bei jedem Punkt auf der Agenda, ob dieser in Zusammenhang mit dem übergeordneten Ziel steht. Planen Sie genügend Zeit für den zielgerichteten informellen Austausch ein.

4. Weniger ist mehr

Gerade weil sich virtuelle Teams selten persönlich zu Gesicht bekommen, neigen ihre Vorgesetzten dazu, Meetings übervoll zu packen, um so viel wie möglich unterzubringen. Die Folge: Die Teilnehmer fühlen sich gehetzt und finden nicht genügend Zeit für die wirklich wichtigen Fragen. Stellen Sie sich nach der Ablaufplanung also nochmals die Fragen:

  • Was ist wirklich wichtig?
  • Was kann auf andere Weise (z. B. per Mail, Telefonkonferenz, Video) ebenso effizient kommuniziert werden?
  • Wer muss bei diesem Meeting unbedingt dabei sein?

Passen Sie hiernach die Inhalte und die Teilnehmerliste nochmals an.

5. Achten Sie bei der Durchführung besonders auf einen gelungenen Start

Dieser sollte interaktiv sein und die TeilnehmerInnen in Kontakt miteinander bringen. Hier eine Beschreibung der Übung, die ich besonders gern in meinen Seminaren einsetze, weil sie sich besonders gut dazu eignet, eine vertrauensvolle Atmosphäre in der Gruppe zu schaffen.

Bitte suchen Sie zwei PartnerInnen, mit denen Sie bisher möglichst wenig Kontakt hatten. Gestalten Sie gemeinsam ein Flip Chart, auf dass Sie zunächst ein Dreieck zeichnen, dessen Ecken Sie mit Ihren Namen beschriften. Suchen Sie nun im Dialog nach Gemeinsamkeiten, die Sie alle drei bzw. jeweils zwei von Ihnen haben.

Es darf sich dabei gern um Gemeinsamkeiten handeln, die Sie als Privatpersonen, also außerhalb des beruflichen Kontextes haben.

Schreiben Sie alle Dinge, die die gesamte Gruppe gemeinsam hat, in die Mitte des Dreiecks. Gemeinsamkeiten, die jeweils zwei Personen haben, werden an die Seite des Dreiecks geschrieben, welche die Namen der beiden verbindet.

Anschließend stellen die Gruppen einander die Ergebnisse vor.

Fazit

Für das Remote Leadership gilt: je seltener die Mitglieder Ihres Teams die Gelegenheit haben, einander persönlich zu Gesicht zu bekommen, desto wertvoller die gemeinsame Zeit. Nutzen Sie diese Zeit sinnvoll und denken Sie Ihre Meetings neu!

Für eine kurze und komprimierte Einführung in das Thema Führung auf Distanz, gepaart mit Experteninterviews und vielen hilfreichen Tipps und Tricks aus der Praxis empfehle ich Ihnen das eTraining, welches ich gemeinsam mit meinen KollegInnen vom HRperformance Institut entwickelt habe. Hier geht es zum eTraining. 

Für weitere Informationen und Hilfestellungen zu diesem und anderen Themen kontaktieren Sie mich und buchen Sie eines meiner Seminare zum Thema Remote Leadership.


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