Erfolgreiche Führung von MitarbeiterInnen im Homeoffice

Vorteile, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren der Einführung von Telearbeit, Homeoffice oder mobilem Arbeiten.

Dieser Artikel richtet sich an Führungskräfte, deren Unternehmen sich derzeit in einem Wandel von einer Anwesenheitskultur hin zu flexiblen Regelungen der Arbeitszeit befinden. Die Begriffe Telearbeit, Homeoffice und mobiles Arbeiten werden im Folgenden synonym verwendet, wenngleich es rechtlich betrachtet wesentliche Unterschiede zwischen den Begriffen und Konzepten gibt. Allen Konzepten gemein ist, dass sie die Führungskräfte vor die Herausforderung stellen künftig ein Team zu führen, das nicht mehr ständig an seiner Arbeitsstätte im Betrieb anwesend ist.

Sorgen und Nöte der Führungskräfte

Hilfe, wir führen Homeoffice ein!

In meinen Seminaren zum Thema Führung auf Distanz berichten die Führungskräfte von ihren Befürchtungen. Allen voran steht die Sorge, dass die Produktivität sinken könnte und Aufgaben nicht mehr in der bisherigen Qualität erledigt werden. Viele trauen ihren MitarbeiterInnen die nötigen Kompetenzen nicht zu oder meinen, die Zeit im Homeoffice könnte schlichtweg in Freizeit umfunktioniert werden.

Sind diese Sorgen berechtigt?

Fakten zur Arbeit im Homeoffice

Schauen wir uns hierzu einige Fakten zur Arbeit im Homeoffice an.

Laut einer Bitkom-Studie setzen bereits 30 % der deutschen Unternehmen auf Homeoffice. Rund ein Drittel der deutschen Angestellten arbeiten gelegentlich von zu Hause aus.  35 % der ArbeitnehmerInnen sagen, dass sie für mehr Flexibilität und die Möglichkeit, vom Homeoffice aus zu arbeiten, ihren derzeitigen Arbeitgeber verlassen würden.

Prof. Nicholas Bloom von der Stanford Universität beschreibt in einem Ted Talk das enorme Potenzial der Arbeit im Homeoffice. Er stützt seine Aussagen auf eine von ihm durchgeführte wissenschaftliche Studie, in deren Rahmen ein Homeoffice-Experiment gestartet wurde. Hierzu wurde eine Testgruppe von 500 MitarbeiterInnen des Unternehmens Citrip über einen Zeitraum von 2 Jahren beobachtet. Die Hälfte der Gruppe bekam die Gelegenheit, während dieser Zeit im Homeoffice zu arbeiten, die andere Hälfte der Gruppe verrichtete ihre Tätigkeit weiterhin im Büro.

Die Ergebnisse:

Die Produktivität der Heimarbeiter war um 13,5 % höher als die der MitarbeiterInnen im Büro. Interviews zeigten, dass auch die Zufriedenheit dieser MitarbeiterInnen anstieg. Die Ausfallquote der MitarbeiterInnen aus dem Homeoffice sank um 50%.

Am Ende dieses erfolgreichen Experiments entschied das Unternehmen die Möglichkeit der Heimarbeit im gesamten Unternehmen zu etablieren, wobei die MitarbeiterInnen selbst entscheiden durften, ob sie davon Gebrauch machen wollten oder nicht. Das wiederum führte dazu, dass einige MitarbeiterInnen entschieden, wieder zurück in das Büro zu kehren, weil sie selbst das Gefühl hatten, von dort aus besser arbeiten zu können und weniger isoliert zu sein. Die Einführung der Möglichkeit, freiwillig für oder gegen das Homeoffice zu entscheiden, führte zu einem weiteren Anstieg der gemessenen Performance der Heimarbeiter auf 24 %.

Auf der anderen Seite gibt es Unternehmen, wie beispielsweise IBM, die Homeoffice Möglichkeiten wieder einschränken. Das Unternehmen holte 2.600 MitarbeiterInnen des amerikanischen Marketings mit der Begründung, dass nur Schulter an Schulter echte Kreativität entstehen könne, wieder zurück in das Büro.

Vorteile der Arbeit aus dem Homeoffice

Das Angebot von Homeoffice ermöglicht Unternehmen die standortübergreifende Einbindung von Experten. Die Zusammensetzung von Teams kann sich somit stärker an Fähigkeiten und weniger an der Verfügbarkeit orientieren. Das ist vor allem dann von Bedeutung, wenn dringend benötigte Fachkräfte am Sitz des Unternehmens nicht oder nicht in ausreichender Zahl vorhanden sind. Zudem ergeben sich Möglichkeiten der Kostenersparnis durch die Reduzierung von Raumkosten und eine Verringerung der Krankenquote.

Für die MitarbeiterInnen bietet mobiles Arbeiten eine hohe Flexibilität und Möglichkeit der Selbstorganisation. Auch lange An- und Abfahrtzeiten können deutlich reduziert werden. So kann die Work Life Balance verbessert und die Zufriedenheit dieser MitarbeiterInnen gesteigert werden. Das wiederum steigert die Arbeitgeberattraktivität um ein Vielfaches.

Herausforderungen der Arbeit aus dem Homeoffice

Neben den genannten Vorteilen bringt die Einführung des mobilen Arbeitens auch Herausforderungen mit sich. Wie in der Studie von Nicholas Bloom beschrieben, klagen MitarbeiterInnen häufig über das Gefühl von Isolation. Teammitgliedern, die sich selten zu Gesicht bekommen, fehlen informelle Informationskanäle und auch der Aufbau von Vertrauen gestaltet sich schwieriger. Sie laufen Gefahr, ihre Teamidentität und nicht zuletzt die Identifikation mit dem Unternehmen zu verlieren. Zudem kann die mangelnde Abgrenzung von Arbeits- und Freizeit zu Überstunden führen und somit Stressauslöser werden.

Das Gelingen ist zudem abhängig von Persönlichkeitstyp, da wiebeschrieben nicht jeder Mensch dazu geboren ist allein und selbstorganisiert zu arbeiten.

Die Distanz zwischen den Teammitgliedern birgt außerdem die Gefahr des gehäuften Auftretens von Missverständnissen und Konflikten.

Nicht zuletzt stellt sich für die Führungskräfte die Schwierigkeit des Leistungsfeedbacks. So empfinden es viele Führungskräfte als deutlich einfacher, MitarbeiterInnen zu beurteilen, die täglich vor Ort sind, als solche, die sie nur selten zu Gesicht bekommen.

Erfolgsfaktoren für die Führung

Die folgenden Tipps sollen Führungskräfte in der Phase der Einführung des Homeoffice unterstützen. Selbstverständlich gilt es, vorab auch die notwendigen technischen und rechtlichen Voraussetzungen zu schaffen und das Arbeitskonzept sowie die dazugehörigen Prozesse für das Unternehmen zu beschreiben.

1. Geben Sie Ihren MitarbeiterInnen einen Vertrauensvorschuss

Vertrauen ist die Basis des Teamerfolgs und wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterleistung aus. Geben Sie Ihren MitarbeiterInnen einen Vertrauensvorschuss, indem Sie davon ausgehen, dass sich all die geschilderten Vorteile der Heimarbeit auch in Ihrem Team entfalten werden. Führen Sie mit Zielen und kontrollieren Sie Ergebnisse. Vertrauen Sie darauf, dass Ihre MitarbeiterInnen Sie nicht enttäuschen werden.

2. Verabschieden Sie sich von dem Gedanken „viel hilft viel“

Die Einführung von mobilem Arbeiten bedarf einer längst überfälligen Verschiebung der Fokusorientierung. Nachdem sich die genauen Arbeitsstunden Ihrer MitarbeiterInnen fortan Ihrer Kontrolle entziehen, ist es höchste Zeit, deren Arbeit an Ergebnissen zu messen und nicht mehr daran, wie lange jemand vor Ort im Büro sitzt.

3. Passen Sie Ihre Ablauforganisation an und stellen Sie klare Regeln auf

Wenn Sie in Ihrem Team oder Ihrem Unternehmen Homeoffice Tage einführen, hat das eine Veränderung Ihrer Abläufe zufolge. Treffen Sie gemeinsam mit Ihrem Team Vereinbarungen darüber, wie die Abläufe verändert werden müssen und regeln Sie die Zusammenarbeit neu. Legen Sie z. B. Kernarbeitstage fest, an denen Anwesenheitspflicht gilt. Stellen Sie gemeinsame Regeln für Erreichbarkeit und Kernarbeitszeiten im Homeoffice auf.

4. Klären Sie die Eignung und Wünsche der MitarbeiterInnen

Nicht jeder Mensch ist für die Arbeit im Homeoffice geschaffen. Daher empfiehlt es sich, diese Form der Arbeit nicht einseitig anzuordnen, sondern vielmehr im gemeinsamen Gespräch gegenseitige Wünsche und Erwartungen miteinander abzugleichen und die Art und Weise, sowie die Häufigkeit der Heimarbeit zu definieren. Je nach Erfahrungshintergrund der jeweiligen Person kann es auch hilfreich sein genau zu besprechen, welche Aufgaben für die Arbeit im Homeoffice geeignet sind und in welchem Zeitraum diese erledigt werden sollen.

5. Hinterfragen Sie Ihre eigene Organisation

Die Führung auf Distanz erfordert auch eine Veränderung Ihrer Selbstorganisation. Sind MitarbeiterInnen nicht mehr ständig vor Ort, können Sie ihnen nicht mehr permanent über die Schulter schauen oder schnell einmal etwas zurufen oder nachfragen. Überprüfen Sie, an welchen Stellen Sie sich selbst anders organisieren müssen, um der neuen Situation gerecht zu werden.

6. Regeln Sie die Kommunikation

Die Kommunikation auf Distanz ist eine Frage des richtigen Medieneinsatzes. Stellen Sie gemeinsam mit Ihrem Team einen Medienplan auf, in dem geregelt ist, welches Medium von wem, wozu genutzt werden soll. Stellen Sie sicher, dass hierzu geeignete Systeme und Techniken genutzt und von jedem angewendet werden können.

Fazit

Wie so oft gibt es also keine einfache Antwort auf die Frage, ob die Sorgen bezüglich der Einführung von Homeoffice berechtigt sind oder nicht. Vielmehr gilt es zunächst, die Vor- und Nachteile gegeneinander abzuwägen, um eine Entscheidung darüber zu treffen in welcher Form und in welchem Ausmaß die Möglichkeit der Heimarbeit für Sie und Ihre MitarbeiterInnen zielführend gestaltet werden kann. Sich dieser Vor- und Nachteile bewusst zu werden ist gleichsam die Voraussetzung für die erfolgreiche Führung auf Distanz.

Weitere Informationen zum Thema Führung auf Distanz finden Sie auch in meinen Beiträgen Erfolgreiche Führung auf Distanz, Virtuelle Teamentwicklung und Erfolgsfaktoren für die Führung virtueller Teams.


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