Was macht eigentlich wer in meinem Team gerade? Wie kann ich es schaffen, dass alle effizient ihre Aufgaben erledigen, damit wir unsere Ziele rechtzeitig erreichen können? Wie kann ich einen Wissenstransfer innerhalb des Teams organisieren?

Diese und andere Fragen stellen mir TeilnehmerInnen meiner Seminarreihe: „Führung auf Distanz“. Aufgrund wachsender Nachfrage habe ich beschlossen, diesem Thema eine eigene Rubrik in meinem Blog zu widmen. Dies ist der dritte Teil.

Er beschreibt, wie Teamentwicklung in einem virtuellen Team gelingen kann.

Vielleicht kennen Sie das noch aus den Zeiten Ihres Studiums: Während der Semesterferien sollen Sie ein Referat als Gruppe erarbeiten. Sie entscheiden sich für eines der Themen und landen in einer Gruppe mit Ihnen bisher wenig bekannten Personen.

Sie konzentrieren sich auf die Aufgabe und vereinbaren in Kürze per Mail erste Ideen auszutauschen. Dann geht es in die Semesterferien. Ähnlich wie in einem virtuellen Team, werden sie zu unterschiedlichen Zeiten, mit unterschiedlichem Prozessverständnis und anderen Denkweisen an der Aufgabe arbeiten und die Ergebnisse auf verschiedene Weise kommunizieren.

Das Ergebnis: Nichts funktioniert so, wie sie sich das vorgestellt hatten.

Das empfinden alle Parteien so und verbringen in der Konsequenz viel Zeit damit, sich über die anderen aufzuregen, ihren Standpunkt zu verteidigen oder gar die Arbeit der anderen zu boykottieren. So vergeht viel Zeit, in der wenig passiert.

Am Tag der Abgabe präsentiert vor Ihnen eine Gruppe, die in farblich aufeinander abgestimmter Kleidung eine überwältigende Präsentation abliefert und strahlend darüber berichtet, wie gut die Zusammenarbeit funktioniert hätte.

Was ist der Grund für die unterschiedliche Performance der beiden Gruppen?

Ganz einfach! Die einen haben als Team agiert, während die anderen bestenfalls eine Arbeitsgruppe mit unklaren Zuständigkeiten und mangelndem Zugehörigkeitsgefühl waren.

Ganz ähnliche Phänomene sind in virtuellen Teams sehr häufig zu beobachten. Einer der Gründe: Sie stürzen sich auf die Aufgabe, ohne auch nur ansatzweise über notwendige Voraussetzungen für gute Teamarbeit nachzudenken.

Das allerdings würde den Teammitgliedern und Ihrer Führungskraft viel Zeit und Ärger ersparen und die Performance erheblich steigern. Denn ein starkes Team erreicht seine Ziele und arbeitet in einer Atmosphäre gegenseitiger Akzeptanz und Wertschätzung reibungslos zusammen.

Gute Gründe also sich darüber Gedanken zu machen, wie Teamentwicklung in einem virtuellen Team gelingen kann.

Auf dem Weg von der Arbeitsgruppe zum Team unterscheidet Bruce Tuckman vier Phasen mit unterschiedlichen Kennzeichen:

Forming:

• erste Kontaktaufnahme,
• Orientierung,
• vorsichtiges Herantasten.

Storming:

• Mitglieder versuchen sich zu behaupten,
• Grenzen werden ausgetestet,
• Rollen werden verteilt,
• Konflikte treten auf.

Norming:

• Implizite oder explizite Einigung auf Normen,
• Verhaltens- und Prozessregeln.

Performing:

• Konzentration auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren,
• volle Arbeitsfähigkeit.

Die Kenntnis dieser vier Phasen hilft der Führungskraft dabei, den aktuellen Stand des Teams einzuschätzen und dabei zu unterstützen zielgerichtet in die nächste Phase zu gelangen. Denn erst in der vierten Phase ist die Teamidentität vollständig entwickelt und das Team arbeitsfähig.

Ist das nicht Aufgabe jeder Führungskraft? Nun das sollte es sein! Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Führungskräfte häufig wenig dafür tun. Das ist bei konventionellen Teams oft kein Problem, da es durch die räumliche Nähe der Kollegen auch von ganz allein geschieht.

Nicht so bei virtuellen Teams. Ihre Teammitglieder treffen sich nicht zufällig, können sich nicht mal eben schnell aus der Patsche helfen oder beim gemeinsamen Mittagessen den aktuellen Stand der Aufgaben besprechen. Sie sind isoliert voneinander.

Aufgabe der Führungskraft ist es, hierfür bewusst Gelegenheiten zu schaffen und diese zielgerichtet zu nutzten, um die Entwicklung der Teamidentität nicht dem Zufall zu überlassen.

Schritt 1.: Sorgen Sie dafür, dass sich die Teammitglieder persönlich kennenlernen!

Befindet sich Ihr Team in der Forming-Phase, unterstützen Sie den Kennenlernprozess. Veranstalten Sie einen Team-Workshop, bei dem sich die Mitglieder abseits des Alltags treffen und austauschen können. Achten Sie darauf, dass die Kollegen die Möglichkeit bekommen sich als Menschen also unabhängig von der Aufgabe kennenzulernen. Setzen Sie dabei den Fokus auf Gemeinsamkeiten und sorgen Sie dafür, dass sich alle willkommen fühlen und jeder gehört wird.

Beginnen Sie mit der Entwicklung einer gemeinsamen Vision und richten Sie dann den Blick auf die unterschiedlichen Begabungen und Bedürfnisse im Team. Hierfür eignen sich besonders gut Tools, wie der Myers-Briggs Type Indicator® (MBTI®).

Sollte ein persönliches Treffen unmöglich sein, veranstalten Sie den Workshop in Form eines virtuellen Meetings.

Schritt 2.: Entwickeln Sie ein Gefühl für die Spannungen in Ihrem Team und bearbeiten diese!

In der Storming-Phase, die häufig mit Spannungen und Konflikten einhergeht, braucht es eine Führungskraft, die gleichermaßen als Schlichter und Antreiber fungiert. Sorgen Sie dafür, dass Konflikte konstruktiv bearbeitet werden. Achten Sie darauf, den Fokus immer wieder auf die Aufgabe zu lenken.

Schritt 3.: Vereinbaren Sie gemeinsame Spielregeln!

In der Norming-Phase bilden sich Rollen, Prozesse und Regeln heraus. Erarbeiten Sie zusammen mit Ihrem Team Antworten auf die Frage: Wie wollen wir zukünftig unsere Zusammenarbeit gestalten? Vereinbaren Sie Spielregeln und achten Sie auf die Einhaltung! Veranstalten Sie hierfür einen Präsenzworkshop oder ein Webinar.

Schritt 4.: Lassen Sie Ihr Team arbeiten!

Ist das Team einmal geformt, ist weniger häufig mehr. Die Performing-Phase belohnt Sie für die vorigen Anstrengungen. Nun können Sie sich zurückziehen und sich auf die von Ihnen geforderten Ziele und Aufgaben konzentrieren. Nehmen Sie sich nun die Zeit, sich mit Themen wie z. B. die Weiterentwicklung einzelner Teammitglieder zu beschäftigen.

Das klingt nach viel Arbeit? Mag sein! Es kostet Sie jedoch wenig im Vergleich zu der Zeit, dem Geld und den Nerven, die Sie ein schlecht geformtes Team kosten würde.

Für professionelle Unterstützung beim Teambuilding für Ihr Team, kontaktieren Sie mich und buchen das Seminar Führung auf Distanz oder ein Coaching bei mir.